Gute Bewerbermanagement Software muss perfekt zu Ihrer Organisation passen – auch in Jahren noch!

Viele suchen eine Software fürs Bewerbermanagement, die an ihr Unternehmen und ihre Arbeitsabläufe angepasst ist. Und sie fragen sich: „Können wir ein Bewerbermanagementsystem von der Stange nehmen oder müssen es individuell entwickeln lassen?“

Es geht also darum, entweder eine Standardsoftware oder eine Individualsoftware für das Bewerbermanagement zu beschaffen. Eine Standardsoftware wird für eine große Anzahl von Anwendern und potenziellen Kunden entwickelt. Standardsoftware deckt nur einen klar definierten Anwendungsbereich ab. Die enthaltenen Funktionen stellen fast immer den kleinsten gemeinsamen Nenner der Kundenwünsche dar. Mit einer Standardsoftware werden also meist nur die Anforderungen erfüllt, die alle Anwender haben. Besondere, also individuelle, Wünsche einzelner Anwender können mit der vorgefertigten Software nicht erfüllt werden.

Kommen wir zurück zur entscheidenden Frage: „Können Sie ein Bewerbermanagementsystem von der Stange nehmen oder müssen es individuell entwickeln lassen?“ Die Frage ist zwar einfach jedoch nicht in einem Satz zu beantworten. Die Standardantwort gefühlt aller Juristen weltweit auf fast jede Frage passt auch hier: „Es kommt darauf an.“ Worauf denn bitte?

Drei Gruppen von Interessenten für die perfekte Software fürs Bewerbermanagement haben sich im Laufe der Jahre herauskristallisiert. Zu welcher Gruppe gehören Sie?

1 - Die Minimalisten

Die Ausgangssituation:
Es ist noch keine Software fürs Bewerbermanagement im Einsatz. Bewerbermanagement heißt noch Papierberge, und/oder digitaler Wust aus E-Mail-Postfach sowie verschieden Excel- und Word-Dateien. Bewerberdaten müssen (fehlerträchtig) manuell erfasst werden. Die Abstimmung mit Fachabteilungen und anderen am Recruiting-Prozess beteiligten ist umständlich. Die Daten werden an mehreren Stellen gepflegt – es gibt keine gemeinsame Datenbasis. Die Kommunikation mit Bewerbern ist umständlich und zeitraubend.

Die typische Vorgehensweise:
Man beschäftigt sich, wenn überhaupt, nur mit Basisfunktionen. Details werden ausgeklammert. Es geht in erster Linie nur darum, den (halb)automatischen Bewerbungsprozess (Formularbewerbung) einzuführen. Es werden nicht alle Arbeitsabläufe (Workflows) des Bewerbungs- und Auswahlprozesses sowie des Reportings einbezogen. Die Arbeitsschritte werden nicht detailliert auf Optimierungspotenzial durch Funktionen der Software durchleuchtet. Manchmal werden auch einfach Softwaremodule fürs Bewerbermanagement beim Anbieter einer bereits vorhanden HR-Software (Elektronische Personalakte, Gehaltsabrechnung etc.) bestellt. Es spielt dabei keine Rolle, dass die meisten dieser Zusatzmodule im Vergleich zu professionellen spezialisieren Systemen nur rudimentäre Funktionen aufweisen, die oft auch umständlich zu bedienen sind. Softwarelösungen mit vielen Funktionen werden als „zu umfangreich“ ausgeschlossen. Eine einfachster Ausbau und ein minimalistisches Design sind wichtiger als Funktionen der Software.

2 - Die Effektiven

Die Ausgangssituation:
Es ist die gleiche Ausgangssituation, wie bei den Minimalisten.

Die typische Vorgehensweise:
Der Bedarf wird unter Einbeziehung aller am Recruiting-Prozess Beteiligten genau analysiert und dokumentiert. Es wird geprüft, wie jeder einzelne Arbeitsschritt im Recruiting durch die Softwarelösung vereinfacht werden kann oder, im Idealfall, sogar überflüssig wird. Der benötigte, sehr detaillierte Funktionsumfang wird richtig eingeschätzt. Besonderes Augenmerk wird darauf gelegt, dass wesentliche Funktionen ohne Spezial- oder Programmierkenntnisse durch berechtigte Benutzer selbst schnell und einfach eingerichtet und verändert werden können. Der Zukunftstauglichkeit der Software kommt eine hohe Bedeutung zu. Es wird eine Software beschafft, die durch praxisbewährte Standardmodule erweiterbar ist. Zudem wird die Software, falls die Standardmodule nicht den gewünschten Funktionsumfang haben, durch Individualprogrammierung erweitert oder angepasst. Neben dem Bewerbermanagement werden auch Funktionen erwartet, das Personalmarketing, das Employer Branding und eine positive Bewerbererfahrung (Candidate Experience) unterstützen. Der Implementierungs- und Schulungsaufwand für die Einführung des Bewerbermanagement Software muss gering sein.

3 - Die Optimierer

Die Ausgangssituation:
Es ist bereits seit einiger Zeit eine Bewerbermanagement Software im Einsatz. Bei der Einführung der vorhandenen Software gehörten die Optimierer zur Gruppe der Minimalisten. Es ist nun offensichtlich, dass die Software die Anforderungen nicht erfüllt. Wie Studien belegen, bewerten übrigens fast ein Drittel ihre E-Recruiting Software als „sehr schlecht“ oder „schlecht“. Häufig kommen nicht nur die Recruiter, sondern auch die Kandidaten zu kurz.

Die typische Vorgehensweise:
Die Vorgehensweise und Anforderungen entsprechen denen der Gruppe der Effektiven.

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